So wie jede Organisation eigene Anforderungen an einen gültigen Metadatenstandard definiert, müssen auch die Regeln und Verantwortlichkeiten für das gemeinsame Verwalten der unternehmensweiten Metadaten individuell abbildbar sein. Ganz nach dem Motto: One size never fits all. Ob Workflows mit ganz wenigen Schritten bis zur Veröffentlichung oder Workflows, die sehr differenziert oftmals an den generellen Anforderungsprozess in der Organisation angeglichen sind, lassen sich ganz einfach definieren. Für jedes Modell kann gesondert ein Workflow zugeordnet werden. Das trägt somit auch den Ansprüchen an verschiedenartige Metadaten Rechnung.

Personen, die Metadatendefinitionen erstellen, sind meist Expert:innen eines Fachgebietes. Sie können jedoch oftmals nicht alleine die Verantwortung für die Bedeutung von Daten und anderen Metadatendefinitionen tragen. Durch den dataspot. Freigabe-Mechanismus werden alle Beteiligten aktiv in den Entscheidungsprozess involviert und die damit verbundenen Aktivitäten dokumentiert. Das erzeugt Nachvollziehbarkeit in den Vorgaben, aber auch ein historisches Verständnis, wie Definition zustande gekommen sind.

Viele Beteiligte in der Data Excellence Organisation haben Metadatenmanagement nicht im Zentrum ihrer Kernaufgaben. Daher ist es besonders wichtig, dass bei Veränderungen in den Metadaten völlig individuell einstellbar ist, für welche Metadaten bei welcher Art von Veränderung Benachrichtigungen an die einzelnen beteiligten Personen erfolgen sollen. Auch bei Projekten, bei denen Metadaten als Grundlage für diverse Implementierungen genutzt werden, braucht es aktive Verständigungen, damit die Zusammenarbeit effizient und rasch erfolgen kann.